טכנולוגיה
אם המפתח להצלחה עסקית הוא יעילות, אז המפתח ליעילות עסקית הוא טכנולוגיה. בדיוק כמו שמפעיל המחרטה המיומן ביותר לא יוכל להגיע לרמת הביצועים של מכונת CNC ממוצעת כך גם המנהל או העובד החכם ביותר לא יכול להתמודד ללא כלי העבודה הטכנולוגיים הבסיסיים.
מנהלים ואנשי מכירות ישפרו משמעותית את התוצאות שלהם עם חומרה מתאימה. מחשבים ישנים ואיטיים לרוב גורמים הימנעות משימוש בהם ובתוכנה בה אני אמור לעבוד. מחלקות רכש לעיתים בוחרות חומרה נחותה במטרה להקטין עלויות ולעיתים יוצרות בזבוז עקיף גדול יותר.
בניגוד לחומרי גלם כמו ציוד משרדי או דלק לרכבים- חומרה מתאימה היא קריטית בעבודה. ההבדל שעושים מכשירים אמינים, מהירים וקלים לתפעול זהה להבדל שעושים עובדים אמינים, מהירים וקלים לתפעול.
חומרה בסיסית:
- מחשבים– לניהול מערכות במשרדים או מפעלים
- טלפונים ניידים– לניהול מידע ותקשורת בשטח (אנשי מכירות)
- טאבלטים– חתימה מהירה על הזמנות עבודה והצגת מוצרים.
- מסכים לתצוגה– שיקוף מסרים לעובדים או לקוחות.
- בקרת איכות– מכשירי מדידה לבקרת ייצור ותפעול.
חומרה איכותית לא חייבת להיות היקרה ביותר אבל גם לא חייבת להיות הזולה ביותר. המטרה היא הקובעת את ההחלטה הסופית- מי אמור להשתמש בה? באיזה תדירות? לשם איזה מטרה? ברור כי אדריכל או מהנדס קול זקוק לחומרה איכותית יותר מעובד המתפעל עמדת מזכירות רגילה.
בעסקים התקדמות הטכנולוגיה מורגשת בעיקר בתחום התוכנות. החל מיישומי אופיס המוכרים ועד לתוכנות ERP המיועדות בעיקר לחברות ענק- קפיצת מדרגה טכנולוגית של חברה תתבטא בשימוש בתוכנות מתאימות.
משנות ה80 ואילך אין כמעט עסק המכוון להתמסחר שאינו נדרש לתהליכי עבודה מסודרים ולסטרנדרטיזציה של תהליכי הייצור והעבודה ולכן למחשוב מלא או חלקי של העסק. ישנם עדיין מקצועות שאינם נזקקים לכך לשם העבודה עצמה: עבודת כפיים בעיקרון… גם אומנים, מוסיקאים, נדרשים לטכנולוגיה ולתוכנות מתאימות כדי להגשים את הרעיון שלהם ואדריכלים מזמן אינם משרטטים ביד את תרשימי תכניות הבנייה ואפילו אנימציה הפכה במלואה לממוחשבת.
תוכנות לניהול עסקים מתחלקות ל3 קבוצות עיקריות:
ניהול זמן ותקשורת: לא מעט מנהלים מצליחים היום, צעירים ומבוגרים אינם בקיאים בכלי העבודה הבסיסיים שכל עמדת מחשב מאפשרת: outlook, Exell, Powerpoint, ויישומי גוגל למינהם הן רק דוגמה לשפע העצום של כלים העומדים לרשות אנשי מכירות, בעלי עסקים ועובדים.
ניהול תפעול וייצור: בין אם מדובר בהייטק או בלואו טק- אם החברה שלכם מייצרת מוצר פיזי או נותנת שרות, כדי למקסם תפוקות שווה לוודא כי התוכנה שברשותכם מתאימה ועדכנית. על כל יצרן מתחרים כמה וכמה ספקים מוכחים. בנוסף קיימת האופציה לשכור בית תוכנה לפיתוח פתרון ייעודי לכמעט כל צורך עסקי.
עבור חברות ענק פותחו תוכנות ERP (Enterprise Resource Planning) תוכנות ERP מוכרות הן: SAP, Netsuite של Oracle וPriority הפופולרית בישראל. תוכנות נוספות נחשבות יותר ממוקדות תעשייה: אדריכלות, גרפיקה, אנימציה, תלת מימד, הנדסת קול, עריכה וכדומה.
ניהול תקשורת לקוחות: תוכנות CRM Customer relations Management מיועדות לרוב לניהול הקשר עם לקוחות קצה (משקי בית). אנשי עסקים המכוונים לסגור עסקה מתנהלים אחד על אחד לאורך כל שלבי העסקה והסיכוי לאובדן מידע או אי הבנה בגלל מעקב לקוי נמוך. חברות עם לקוחות קצה רבים (סלולר או ביטוח למשל) לא יכולות לנהל את הקשר עם הלקוח, לתעד קריאות שרות, לבצע העמקת מכירה או להתאים חבילות לפי בקשת הלקוח.
לאורך תהליך עבודה מול לקוח אחד עשויים להיות מעורבים לפרק זמן קצר מאוד 5 נציגים מ3 מחלקות שונות בארגון לאורך חודש וחצי. לתוכנות אלו ממשקים ייעודים המאפשרים הקלטת שיחות, שליחת מסמכים לחתימה, עדכוני מסרונים אוטומאטיים וכיוצ״ב.
המילה ״הטמעה״ הפכה בחברות מסוימות להיות שם קוד לאם כל התירוצים הסלוגן הוא: ״הטמעה- מה הטעם?״ . התכנית מצוינת אבל חסרה הטמעה. נצליח למקסם את הכלים שניתנו לנו אם רק נקפיד על הטמעה. ההתחלה היתה טובה אבל לא הקפדנו על…. נכון- הטמעה.
הטמעה אינה המשך של התכנית. היא היא התכנית. תכנית שאינה מוטמעת הינה רעיון נחמד ותו לא. הטמעה היא בעצם פעולות השינוי והתחזוקה שאיתם אנחנו מיישמים לקחים בפרויקט או בעבודה שוטפת.
לran-Q ניסיון של מעל ל15 שנה בבניית תכניות עסקיות ויישומן בחברות בישראל. הדגש שלנו הוא על אינטגרציה בין מחלקות שונות בארגון מראשון המנהלים ועד אחרון העובדים כדי לוודא שימוש מקסימלי בכלים הקיימים בארגון.
כמו כן, במידה ויש צורך בשדרוג מערכות קיימות או הטמעת תהליכי אוטומאציה ובקרה, ran-Q עובדת במקביל לחברות תוכנה לאפיון ובחירת המערכת הנכונה והמתאימה ביותר לכל צורך עסקי.
מיומנויות מחשב הן צורך בסיסי של כל מעסיק ועובד חברה גם בחברות שאינן טכנולוגיות במהותן.מיומנויות מחשב בסיסיות היום כוללות: שימוש מהיר בדואר אלקטרוני, אקסל, ניהול משימות ומעקב שרות.
לא מעט עובדים ואף בעלי עסקים אינם מודעים לכך כי הם אינם מנצלים את יכולות התוכנות הבסיסיות האלו וחלקם אף מסתירים כי אינם משתמשים בהם כלל. מחסום הבושה יכול למנוע הצלחה בתפקיד וביצועים נמוכים.
הפתרון של ran-Q הוא הדרכות מחשב בסיסיות יחד עם העובד במתכונת קבוצתית או אחד על אחד ומתמקד בתוכנות הגנריות:
- יישומי אופיס
- ERP
- CRM
שימוש בטפסים און ליין הוא אחד המקפצות לרווח תפעולי גבוה יותר. הוא מפשט את העבודה גם לעובד, גם ללקוח וגם לכדור הארץ שנפרד מפחות עצים…:)
סרבול במחלקות תפעול יכול להיות נחלת העבר ברגע שעוברים לשימוש בטפסים און ליין. לא מעט מכירות ועסקאות נסגרות רק כי חסכנו ללקוח את הצורך לזכור שהוא צריך להדפיס טופס, לחתום, לסרוק, לשלוח אלינו ובעצם לתת לו תירוץ לברוח מהמשימה ולבסוף לא לקנות.
השילוב הנכון בין חומרה לתוכנה הוא המפתח לרווח תפעולי מקסימלי
מערכות ERP של היום יכולות לתקשר אוטומאטית עם אפליקציות ייעודיות לשימוש הלקוח ועם ספקי צד שלישי כמו חברת שליחויות המקבלת הזמנה ללא פער זמן. מרגע שהלקוח חותם על הטופס המקוון בסמארטפון שלו/ טאבלט של איש מכירות- כרטיס האשראי מחויב, הזמנת העבודה כבר מתויקת, המחסן מכין משלוח, חברת השליחויות מקבלת הזמנה והלקוח מקבל מסרון אישור על התהליך הכולל תאריך קבלה משוער עם עדכונים שוטפים.