כספים
מטרתו המקורית של כל עסק היא לנתק את הקשר בין כמות הזמן המושקע והרווח המתקבל. עסק הוא בעצם מנגנון/ מכונה וירטואלית לייצור כסף וזמן. מה ההבדל בין אדם המתפרנס מצביעת בתים כפועל או כקבלן עצמאי? רק המבנה המנטאלי והעסקי שלו ולכן גם אפשרויות הרווח וההפסד שלו. ביומיום שלו, במקצועו הוא עושה אותו דבר..
ניהול כספים הוא ניהול מערכת התזונה של העסק. חמצן או זרימת דם הם הכינויים שהודבקו לתזרים כספי חיובי או שלילי בעסק:
״העסק מדמם…״ ״נגמר לנו החמצן״ ״סוף סוף דם חדש מהמכירות…״
״אני לא ממהר יש לנו אוויר להשלים את העסקה…״
אנשי עסקים מרבים להשתמש במטאפורות אלו בהקשר של כסף וזמן ובאמת לנהל כספים נכון זה לאפשר למנהלים זמן לנהל את האתגרים בנוחות ועם מרחב תמרון גבוה.
ניהול תזרים הוא הבסיס והמפתח לכל הפעילות העסקית. ניהול תזרים נכון או לקוי ישקף את ההבדל בין חברה המתנהלת בנינוחות ובין חברה החיה בין מקרה חירום אחד לשני. הטעות הנפוצה ביותר היא אי הפנמת ההבדל בין רווחיות חיובית לבין תזרים חיובי.
מדוע חברות רווחיות נאלצות להתמודד עם בעיות ניהול תזרים היא שאלה המכוונת לתובנות חשובות בניהול כספים. אם נמשיל את החברה העסקית לחקלאי בעל שטח אדמה חקלאי ואת מאגרי המזומנים שלנו כבריכת אגירת מי השקיה (רמת הנזילות- כסף מזומן, מסגרת אשראי) במקרה כזה ניהול תזרים יכוון לבריכת אגירה מלאה המאפשרת השקייה נינוחה ללא קשר לזרם המים בצינור ההזנה שהוא קצב הקציר ומכירת הגידולים.
עתודות המים שלנו אינן תלויות באמת בקצב ההזנה אם נקפיד למשל שבמאגר שלנו ישנן עתודות להשקיה בקיץ המתאימות לפי 2 ממה שבאמת נשתמש.
לו היינו רווחיים עם בעיית תזרים שלילי הדבר דומה לכך שבצינורות המים בדרכם אלינו יש מספיק מים אולם עד שימלאו את הבריכה ועד שנוכל להזרים אותם לשדות תעבור כבר עונת הזריעה או השתילה ונסתכן באיבוד היבול. מתחיל במקרה כזה מעגל שלילי בו נניח תשתיות עודפות בהשקעה מיותרת/ נקנה במחיר מופקע מים מחקלאי שכן/ נוותר על חלק מהזריעה כדי לפחות לצמצם הפסדים וכיוצ"ב.
הדגשים בניהול תזרים הם:
- ניהול סיכונים
- נזילות
- זיהוי סימנים מקדימים
- הגדלת הכנסות
- גבייה איכותית
הנהלת חשבונות איכותית היא קופסת הפיקוד והשליטה על המידע העסקי הגולמי. בצומת חשובה זו אמנם אין התרחשויות עסקיות- לצורך העניין אין מנהלת חשבונות שעוזרת לסגור עסקה או לוקחת החלטה על פיתוח מוצרים אולם ניהול החשבונות אמור לספק את כל מידע הרלוונטי להחלטות חשובות כאלו.
הדבר דומה לבדיקות דם תקופתיות לספורטאי. בדיקת הערכים אמורה להיות עניין שבשגרה כחלק מהתנהלות מקצועית המציפה את המידע לאנשים הרלוונטיים בארגון ומספק דוחות בזמן אמת.
כל נהג מקצועי צריך לוח מחוונים חכם כדי שיוכל להימנע מכשל במנוע או פשוט רק כדי לקבל פידבק כי הוא נוסע לכיוון הנכון.
בבניית לוח המחוונים נתייחס לשאלות הבאות:
- מהן יחידות המידה הנכונות: הכנסות? רווחים? גם וגם? מה קודם? ערך מוחלט או אחוזים?
- מהם היעדים לפיהם נמדוד הצלחה: חודש שעבר? פוטנציאל מכירה אמיתי? יעדים גבוהים או נמוכים?
- מה העיקר ומה התפל במידע שאנו מציגים: עלייה בהכנסות? ירידה ברווחים? גידול בכוח אדם?
ארגון המידע הנכון עומד ביחס לשאלה- מה הסיפור שהנתונים מנסים לספר לי? ברגע שנבין נכון מה קורה עכשיו נוכל לצפות ביתר קלות מה הדבר הבא שהולך לקרות ולמקסם את התוצאות שלנו.
גבייה איכותית משפיעה ישירות על תזרים בריא ומכאן על חוסנה הפיננסי של חברה. גבייה איכותית מכוונת ל-2 מטרות:
- אפס חובות אבודים (שואפים לזה, לא מגיעים לזה ב100%)
לקוחות בקשיים לא מגלים לנו את זה עד אשר זה מאוחר מדי.. לקוח שלא עומד בתנאי התשלום בכלל או עם מוסר תשלומים לקוי הופך אותנו לבנק שנותן לו אשראי וזה בלי שהסכמנו.. לקוח הנקלע לקשיים יעדיף (ובמובן מסוים בצדק) לשים אותנו בתחתית שרשרת המזון- כל שקל פנוי שלו ינותב ראשית למדינה ולבנקים, אחר כך לעובדים ובסוף לספקים.
חובות אבודים לפי יעד פחת הגיוני (למשל 0.1% מהתזרים השנתי) ישמר על ידי מעקב ותשומת לב מה האובליגו שאנו מתכוונים לתת ללקוח מסוים. מערכות יחסים אישיות אמורות לא לשחק כאן תפקיד אלא בגישוש חביב לזהות אם אכן ישנה בעיה חמורה יותר ממה שהלקוח מגלה. ובנוסף כדי לא ליצור דרמה במידה וסוגרים לו את ברז האספקה.
ניתן בנוסף ליצור משבר יזום ולחסום לקוח בקטנה עוד לפני שבאמת חייבים: ״שותף שלי מתעקש לצמצם חשיפה.. אנחנו פתוחים יותר מדי עם הבנקים… לא תלוי בי אני מצטער…״
ואז לראות כיצד הוא מגיב- אולי מדובר בחוסר סדר/ או תלות שלו במוסר תשלומים של לקוח שלו… - מינימום עיכוב בתשלומים:
כדי למנוע עיכוב בתשלומים יש להקפיד על כמה עקרונות מנצחים:
- בחירת לקוחות- לקוחות טובים אינם צריכים תזכורות, דרבון ופינוקים כדי לעמוד במילה ולקיים את הדבר הבסיסי שנקרא לשלם בזמן. מחלקת המכירות צריכה להוות מודל להתעקשות על בחירת לקוחות נכונה ואולי אף להתנות את עמלות המכירה לסוכן בגבייה בפועל (הרבה ארגונים עובדים כך). לקוחות טובים הינם עסקים מכניסים, רווחיים ויציבים בזכות עצמם.
- תזכורות חביבות– חלק מהעיכוב בתשלומים הוא תוצאה של צפייה שלנו כי הלקוח יעביר בזמן את הכסף רק כי כך סוכם איתו לפני 3 חודשים כשסגרו איתו עסקה. בהמשך לסעיף הקודם, לקוחות טובים יש לא מעט אבל גם לא הרבה… אין ברירה, צריך לעזור למתקשים לזכור או בשם החיבה המתעקשים לשכוח..:) פקיד/ת גבייה חביבה אבל נחושה תדע לוודא שלבי עבודה פשוטים:
- ״היי יוסי זו עדנה מה נשמע? רק רציתי לוודא שקיבלת את החשבונית…״
- ״היי יוסי זו שוב עדנה… אני רוצה להוציא שליח. הצ׳ק מוכן?״
- ״היי יוסי, עדנה. מתי תתבצע ההעברה? בעיקרון היה אמור לעבור לפני יומיים…. לפי ההסכם…״
- ״היי יוסי, עדנה. אתה רוצה שאדבר עם מיכל סמנכל״ית הכספים לראות מה עושים?״
- בחירת לקוחות- לקוחות טובים אינם צריכים תזכורות, דרבון ופינוקים כדי לעמוד במילה ולקיים את הדבר הבסיסי שנקרא לשלם בזמן. מחלקת המכירות צריכה להוות מודל להתעקשות על בחירת לקוחות נכונה ואולי אף להתנות את עמלות המכירה לסוכן בגבייה בפועל (הרבה ארגונים עובדים כך). לקוחות טובים הינם עסקים מכניסים, רווחיים ויציבים בזכות עצמם.
עבודה לפי פרוטוקול ובדיקת יעד מוסר תשלומים:
- כמה כסף יש לי בחוץ?
- כמה מתוכו היה כבר אמור להיות אצלי בבנק?
- כמה בפיגור?
- כמה בפיגור חריג?
חשוב להסכים על מדד מקובל ומוסכם מה נחשב חריג וכיוצ״ב.
- משבר יזום– משבר יזום הוא כלי עבודה נהדר ולא רק מול לקוחות עם מוסר תשלומים לקוי. השימוש בכלי זה עשוי להיות בעל פוטנציאל נזק אבל בשימוש נכון ומושכל הוא משמש דווקא לניהול סיכונים פיננסים. השימוש בו יהיה לרוב כאשר אין הבנה ברורה של עמדת הלקוח באשר למחויבותו לשלם את מה שחייב או במקרה בו המסר לא מתקבל מספיק ברצינות.
המלצות שלנו למשבר יזום הן: פגישה אישית, שאלה אישית, בקשה אישית וגבול עסקי ברור וחד:
פגישה אישית: תיאום פגישה עם החייב ללא התראה על נושא השיחה. הפגישה היא ב-4 עיניים בלבד!
שיחה אישית: מתחילה בבירור ראשוני- ״מה קורה עם ההעברה? למה מתעכבת?״ ״אתה מעודכן?״.
בקשה אישית: לחשק את הלקוח בנחמדות כדי לאפשר הסלמה מדורגת של הטון אם ימשיך בסורו.. ״אני ממש מבקש לסגור את הפינה..״. ״יש אפשרות שתיתן הנחיה לגבי תנאי התשלום? לא נעים לי כל פעם…״
גבול עסקי ברור: נוהל חדש או מחודש לגבי מקרים עתידיים אם מדובר בלקוח שוטף או תאריך מוסכם מתי עובר הכסף לכל המאוחר. תשובות כגון ״תוך כמה שבועות״, ״בזמן הקרוב״, תן לנו עוד קצת זמן..״ אינן מקובלות. רק תאריך ברור עליו יש לבצע שיקוף: ״אז אנחנו מסכמים שעד ה-15 לדצמבר הכסף אצלי?״
ניהול אשראי הוא מקצוע בפני עצמו. עסקים גדולים, חברות ייבוא וייצוא, חברות הנשענות על מימון (נדל״ן למשל) מפנות תשומת לב יתרה לעלויות האשראי שלהם ומבצעות התאמות תוך כדי תנועה.
אם נממן טוב רכב אחד בחברה קטנה ונצליח לחסוך 2% (זה לכאורה המון) בהלוואה על הרכב נצליח להשאיר בכיס עוד כמה מאות שקלים לאורך שנה או יותר? זה זניח.. אבל אם מדובר בחברה המגלגלת 200 מיליון שקל בשנה גם 0.2% יסתכם בהמון כסף.
עלויות אשראי שאינן מחויבות המציאות מכבידות על הרווח התפעולי ונוגסות ברווח הנקי. במידה ומצמצמים אותן הרי מדובר ברווח נקי- אין הבדל בין כסף של בנק אחד לבנק אחר. אם נחסוך בעלויות כוח אדם הרי שיכול להיות שבעקיפין פגענו באיכות המוצר או בחוויית הלקוח שלנו. אבל כסף הוא כסף הוא כסף.
ניהול אשראי נכון יסתכם בעקרונות הבאים:
- רכש אשראי מתמשך– השוואת תנאים, ריביות, אובליגו, עמלות.
- נזילות- עמידה ביעדי נזילות ועתודות מזומנים.
- פיקוח השקעות חברה– מניעת ״הרפתקאות״ פיננסיות מצד בעלים.
שיקוף ביצועים מתוך מחלקת הכספים מאפשרת לבעלי ומנהלי החברה לראות את תוצרי הפעילות בזמן אמת. חברות הנשענות על רואה החשבון שלהם או על דוח רווח הפסד כדי להבין לאן לנווט הם כמו נהג מירוצים הזקוק לדוח דיאנוסטיקה של מחשב הרכב כדי לדעת איך לא להתהפך בפניה.
דוח רווח הפסד הוא חשוב ואפילו הכרחי ללמידה ותיקון אבל הוא מגיע אחרי שהסתיים המירוץ. בזמן אמת נהגים מסתכלים על לוח המחוונים הכולל מידע רלוונטי עכשווי שנבחר בקפידה- חום מנוע, מד דלק, מהירות, סל״ד, לחץ שמן, לחץ צמיגים, שיפוע וכדומה.
בדוגמה שלנו הנהג עצמו עושה את האינטגרציה של הנתונים הנבחרים לכדי הבנה שלמה. מנכ״ל או בעלים למקבל עומס מידע פיננסי הניתן בZoom-IN עמוס בנתונים לא רלוונטיים לבחירה העכשווית שלו. שנה אחרי שנגמרה שנת עסקים- לקוחות פתאום מבינים מה נעשה ואיך לתקן אולם זה מאוחר מדי בהרבה מקרים.
דוח שיקוף הביצועים הפיננסי של ran-Q הוא מממצים והחכמים ביותר שיש. הוא מאפשר על סמך דגימת כלל המחלקות בארגון שיקוף בזמן אמת של המיקום האמיתי של חוסן החברה, זיהוי סימנים מקדימים, מניעה במקרה של בעיה חבויה והעצמה של הצלחה של מחלקה, מוצר או עובד.